Satu hal yang tak boleh dilakukan perusahaan secara sembrono adalah proses rekrutmen. Kenapa begitu? Karena, tahapan ini berpengaruh besar terhadap kualitas sumber daya manusia yang akan bekerja di perusahaan. Setiap perusahaan tahu bahwa menemukan calon pekerja yang berkualitas dan profesional tidaklah mudah, sehingga wajib selektif dalam melakukannya.
Hal inilah yang kemudian membuat perusahaan-perusahaan besar perlu melakukan penetapan rekrutmen strategi dan proses seleksi dengan sangat ketat. Sehingga, ketika ada calon pekerja yang ingin bergabung, harus melalui tahapan dan seleksi rekrutmen, mulai dari melalui berbagai tes keterampilan, psikotes, wawancara beberapa tahap, hingga ada keputusan diterima atau tidak untuk bergabung menjadi bagian dari perusahaan.
Oleh karena memiliki peran yang krusial bagi keberlangsungan perusahaan, Human Resource Department (HRD) wajib melakukan perencanaan yang matang terkait syarat dan kualifikasi rekrutmen pegawai baru. Seperti apa? Berikut ulasannya.
7 Langkah Tepat Saat Proses Rekrutmen Pegawai Baru
Lakukan Analisis Mengenai Karyawan yang Sungguh Dibutuhkan Perusahaan
Hal pertama yang harus dilakukan dalam proses seleksi karyawan adalah melakukan identifikasi terhadap kebutuhan perusahaan, mengingat perusahaan tentu punya alasan tersendiri sampai membuka lowongan, seperti menambah produksi, efektivitas kerja, atau hendak melebarkan bisnis. Untuk itu, divisi HR harus mengetahui posisi apa dan berapa banyak tenaga baru yang dibutuhkan.
Dalam proses identifikasi ini pula, wajib ditentukan terlebih dahulu mengenai tingkat pekerjaan, kualifikasi hingga kapabilitas tenaga kerja yang diperlukan sebelum membuka lowongan ke pasar tenaga kerja. Supaya proses merekrut pegawai baru bisa berjalan lancar, ada beberapa hal yang mesti diperhatikan:
- Agar memperoleh SDM yang lebih berkualitas, pastikan kalau calon pegawai baru memiliki kemampuan lebih baik dibandingkan dengan para pekerja yang sudah ada di dalam perusahaan.
- Periksa kembali volume overload perusahaan. Tujuannya, untuk memetakan secara lebih spesifik terkait kebutuhan tenaga kerja dengan performa yang lebih berkualitas.
Agar langkah-langkah berikutnya bisa dijalankan dengan maksimal, tahapan pertama ini harus matang dan dirancang dengan teliti dan sedetail mungkin. Dengan begitu, harapan perusahaan untuk semakin berkembang dan mencapai target bisa tercapai dengan adanya penambahan tenaga baru dengan kemampuan dan keahlian yang mumpuni.
Perencanaan Proses
Setelah melakukan analisis dan identifikasi terhadap kebutuhan perusahaan, tim HR bisa mulai merencanakan bagaimana proses seleksi akan dilakukan. Rencana yang dibuat harus meliputi, job desc, spesifikasi, keahlian yang wajib dimiliki, softskill dan hardskill, dan metode test seperti apa yang perlu disiapkan untuk mendapatkan semua ketentuan tersebut.
Tak hanya itu saja, divisi HR dalam membuat perencanaan harus menentukan rentang waktu lowongan hingga biaya yang diperlukan sampai pihak-pihak yang bakal terlibat. Tentunya, perusahaan menginginkan efisiensi dalam membuka lowongan, sehingga divisi HR harus menetapkan tenggat waktu dan estimasi biaya secara efektif.
Era disrupsi oleh digitalisasi teknologi, (dis)integrasi ekonomi, demografis dan gejolak pandemik membutuhkan kapabilitas organisasi yang AGILE. Pengembangan fungsi SDM yang strategis dan berorientasi agilitas dan digital dibutuhkan untuk memampukan organisasi mencapai sasaran kinerja jangka pendek dan jangka panjang. Itu sebabnya, formulasi dan eksekusi strategi dalam SDM yang berorientasi outside-in merupakan keharusan.
Tim HR bisa mempelajari modul Human Resource 4.0 & Planning, agar dapat memahami konsep HR modern dalam implementasi strategi, membangun organisasi yang berfokus pada strategi dan kinerja dengan memvisualisasikan strategi menggunakan tools Balance Scorecard, mengembangkan peta strategi organisasi dan melakukan penyelarasan sasaran strategis, dan terakhir anda akan memahami Konsep HR Scorecard.
Metode Pembukaan Lowongan Kerja
Jika kedua hal di atas sudah dilakukan, proses rekrutmen bisa dilanjutkan dengan mulai membuka lowongan kerja. Ada dua metode yang dapat dipilih, yakni Metode Tertutup dan Metode Terbuka. Metode Tertutup biasanya terbatas pada lingkup perusahaan saja, seperti promosi atau mutasi karyawan ke jabatan baru.
Sementara Metode Terbuka, perusahaan membuka lowongan pekerjaan ke masyarakat seluas mungkin, melalui pemasangan iklan di media cetak, elektronik, atau online. Bahkan saat ini, ada banyak marketplace lowongan kerja yang juga dapat dimanfaatkan. Pastikan iklan lowongan kerja terlihat berkualitas dan menarik sehingga banyak yang berminat untuk mendaftarkan diri.
Seleksi Kandidat
Proses seleksi kandidat bisa dimulai begitu periode lowongan sudah berakhir. Dalam melakukan seleksi kandidat, pastikan kandidat memenuhi semua syarat kualifikasi tanpa terkecuali. Dibutuhkan kejelian tim HR untuk menemukan kandidat terbaik dari CV dan portofolio yang diterima. Jangan lupa, periksa pula akun media sosial kandidat untuk mengetahui karakter tiap kandidat ketika berada di dunia maya dan di dalam masyarakat.
Lakukan Wawancara
Perusahaan bisa melakukan wawancara tatap muka atau secara online. Hanya saja pastikan jika digelar online, perekrut bisa mengetahui kualitas kandidat dengan tepat. Dari proses wawancara ini, nanti bisa dicari tahu bagaimana cara berkomunikasi kandidat, sifat dan karakter dalam menghadapi permasalahan, bahkan pola pikir.
Biasanya selain divisi HR, ada sejumlah pihak yang terlibat dalam seleksi karyawan, mulai dari manajer hingga direktur. Perusahaan yang sangat selektif, normal melakukan wawancara lebih dari sekali. Jangan lupa, pastikan semua yang terlibat menerapkan Standard Operating Procedure (SOP) yang telah ditetapkan untuk proses rekrutmen.
Dengan menerapkan proses rekrutmen di atas secara tepat, tentu keinginan perusahaan memperoleh pegawai baru yang memiliki SDM berkualitas dan sangat dibutuhkan, bakal terwujud dengan mudah. Karena bagaimanapun juga, kesempurnaan bisa diciptakan lewat perencanaan yang tepat. Untuk itulah, jangan remehkan tahapan pencarian pegawai baru.
