Pengertian meeting adalah pertemuan dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Adapun tujuan meeting adalah mencari solusi atas permasalahan, diskusi mencari ide atau inovasi, membahas rencana tertentu, serta sebagai ajang koordinasi. Sementara itu, karakteristik meeting adalah selalu diumumkan atau dijadwalkan, memiliki tujuan dan alasan yang jelas, serta menemukan kejelasan tentang suatu hal.
Meeting juga beragam jenisnya, sesuai dengan kebutuhan dan tujuannya. Lalu apa saja jenis-jenis meeting? Dan bagaimana ciri serta cara menciptakan meeting yang ideal? Apakah meeting yang efektif harus berlangsung berjam-jam dan penuh perdebatan? Berikut ulasan lengkapnya.
Pengertian Meeting
BetterUp menuliskan, meeting adalah cara untuk berkolaborasi, berbagi informasi, sekaligus menemukan solusi sebagai tim dimanapun kita bekerja. Meeting juga menjadi sarana untuk bertukar pikiran demi menciptakan ide baru yang kreatif. Meeting juga menjadi sarana koordinasi dan evaluasi atas kinerja tim dan anggotanya. Itu kenapa meeting secara rutin perlu diadakan.
Jenis-jenis Meeting
Setidaknya ada 7 jenis meeting yang paling umum dan sering diselenggarakan, jenis-jenis meeting tersebut antara lain:
1. Decision Making
Jenis meeting ini bertujuan untuk mengidentifikasi lalu mengambil keputusan tertentu. Melansir McKinsey, meeting pengambilan keputusan diikuti oleh 6-8 peserta. Dalam meeting jenis ini hal yang paling penting adalah pengumpulan informasi sebagai dasar untuk membuat keputusan terbaik. Contoh meeting pengambilan keputusan misalnya tentang penentuan perekrutan baru, pemotongan biaya atau anggaran, atau finalisasi konsep dan desain tertentu.
2. Problem Solving
Jenis meeting ini adalah untuk mencari solusi atas masalah yang dihadapi sebuah institusi atau organisasi, mulai dari akar masalah sampai cara pencegahannya. Melalui meeting ini pula ditentukan siapa saja pelaksana dari solusi yang dibuat. Sebaiknya pelaksana dibagi ke beberapa anggota tim. Contoh rapat jenis ini adalah memecahkan masalah turn over karyawan yang tinggi, isu produktivitas, dan semacamnya.
3. Team Building
Meeting team building umumnya diisi permainan kelompok yang bertujuan untuk membangun kerja sama sama tim yang lebih kuat, memupuk kepercayaan, dan memecah ketegangan dengan atasan. Kebahagiaan karyawan diyakini mampu meningkatkan produktivitas kerja. Team building meeting tidak harus pergi keluar kota, bisa juga dilakukan dengan makan siang bersama diselingi permainan dan obrolan santai.
4. Brainstorming
Jenis meeting ini diadakan untuk mencari ide-ide baru dan menciptakan inovasi. Setiap anggota tim bisa menyampaikan ide dan kreativitasnya untuk didiskusikan bersama. Contoh brainstorming meeting adalah membahas ide kampanye marketing, konten media sosial, desain produk tertentu, dan sebagainya.
5. One on One
Jenis meeting ini adalah pertemuan dua orang untuk membahas masalah tertentu. Contoh one on one meeting adalah evaluasi kinerja, pengenalan bagi karyawan baru, mentoring, dan lainnya.
6. Quarterly Meeting
Quarterly meeting atau meeting perencanaan setiap triwulan ini bertujuan untuk mendiskusikan dan menetapkan tujuan jangka pendek dan panjang perusahaan atau organisasi. Jenis meeting ini biasanya hanya dihadiri beberapa peserta terkait, dan masing-masing peserta atau bagian wajib menyampaikan laporan dan rencana kerjanya. Contoh jenis meeting ini adalah mengadakan kampanye produk tertentu, perencanaan proyek, dan lainnya.
7. Check In
Meeting evaluasi atau check in meeting bertujuan untuk memantau kemajuan rencana atau proyek tertentu. Dalam meeting akan dibahas tentang tantangan, pencapaian, ide, sekaligus pemaparan kemajuan sebuah tugas atau proyek. Contoh meeting evaluasi update proyek tertentu, meeting dengan klien, dan sebagainya.
Cara Membuat Meeting yang Ideal
Doodle’s State of Meeting melaporkan, bahwa para profesional menghabiskan dua jam setiap minggunya untuk mengikuti meeting yang sia-sia. Oleh karena itu, meeting yang ideal tidak bergantung pada lama atau sebentar durasi meeting, melainkan kualitas meetingnya. Berikut ini cara membuat meeting yang ideal:
Tetapkan Agenda dan Tujuan yang Jelas
Tetapkan agenda meeting yang jelas, dan pastikan pembahasan meeting tidak melebar dari yang sudah diagendakan. Lalu tentukan juga tujuan dari meeting tersebut, apakah untuk memecahkan masalah, update pekerjaan, evaluasi dan sebagainya. Dengan begitu, Anda juga jadi tahu siapa saya yang harus diundang ke dalam meeting.
Mendisiplinkan Jadwal Meeting
Tentukan pula durasi meeting, serta pastikan meeting dimulai dan selesai sesuai waktu yang sudah ditentukan. Berhentikan meeting ketika sudah memasuki jam istirahat atau pulang. Menurut Direktur Human Resources PT Unilever Indonesia, Willy Saelan, mendisiplinkan jadwal meeting penting untuk menjaga kesehatan mental karyawan. Ia menegaskan, “Jam makan siang tidak boleh digunakan untuk meeting. Tujuannya agar karyawan bisa benar-benar istirahat.”
Hindari Mengundang Peserta Meeting Terlalu Banyak
Membuat agenda meeting bertujuan agar Anda tahu siapa saja peserta rapat yang harus hadir. Undang peserta rapat sesuai kebutuhan. Misalnya, untuk rapat pengambilan keputusan, cukup mengundang kepala-kepala bagian terkait beserta jajaran direksi.
Meeting yang ideal bukan bergantung dari durasi meeting yang panjang, melainkan dari struktur yang jelas dan kesiapan masing-masing peserta untuk mengikuti meeting. Dengan mengetahui pengertian, tujuan, dan jenis-jenis meeting, diharapkan Anda bisa menerapkan meeting yang efektif dan ideal di tempat kerja Anda.
Perlu diingat pula, jadwal meeting yang padat dan durasi yang lama seringkali menimbulkan stres di kalangan pekerja. Sampai-sampai muncul istilah no meeting day, khususnya di kalangan startup. apa manfaat no meeting day? Simak ulasannya lewat artikel: Mengenal No Meeting Day dan Manfaatnya.
