Karyawan yang memiliki kemampuan mumpuni jelas akan mudah membantu perusahaan mencapai tujuan. Nah untuk memiliki karyawan dengan keahlian dan kemampuan yang tepat, perusahaan perlu memfasilitasinya dengan berbagai program pelatihan dan training karyawan.
Lalu, bagaimana cara menyusun program yang tepat agar training untuk karyawan jadi lebih efektif? Simak ulasannya di bawah ini.
9 Tips Menyusun Program Training Karyawan yang Efektif
Untuk menyusun program training karyawan yang efektif, kamu bisa berpatokan pada aturan pemerintah, yaitu PP No.31 tahun 2006 tentang sistem pelatihan Sistem Pelatihan Kerja Nasional.
Dalam aturan tersebut jelas tertulis bahwa training karyawan adalah seluruh kegiatan memberi, memperoleh, meningkatkan, serta mengembangkan kompetensi SDM, disiplin, produktivitas karyawan, sikap, hingga etos kerja sesuai jenjang dan kualifikasi pekerjaan.
Agar training berjalan komprehensif, terstruktur, dan sistematis, berikut langkah-langkah yang bisa kamu terapkan jika bekerja di divisi Human Resource Department (HRD).
1. Analisis Kebutuhan
Hal pertama yang perlu kamu lakukan sebelum mulai menyusun program training karyawan, yaitu mencari tahu kebutuhan perusahaan dan kebutuhan karyawan.
Dari sisi perusahaan, kebutuhan akan karyawan dengan keahlian mumpuni terus meningkat seiring dengan perkembangan zaman, teknologi, dan persaingan bisnis yang semakin kompetitif. Maka pastikan, apa yang perusahaan ingin karyawannya capai dalam training karyawan tersebut.
Setelahnya, cari tahu pula jenis training karyawan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan. Caranya, kamu bisa menganalisis kesenjangan keterampilan antar karyawan atau menggunakan hasil penilaian kinerja.
Kamu juga bisa memanggil karyawan satu persatu dan ajaklah berkomunikasi mengenai keterampilan atau keahlian apa saja yang mereka butuhkan sehingga bisa bekerja produktif dan berkontribusi pada perusahaan.
2. Tentukan Tujuan yang Ingin Dicapai
Tugas Human Resource (HR) perusahaan juga harus menentukan tujuan yang ingin dicapai melalui program training karyawan. Penentuan tujuan perlu dibagi menjadi dua, jangka pendek maupun jangka panjang.
Hal ini supaya efektivitas training lebih terukur, serta karyawan yang mengikuti training bisa memahami materi dan mengimplementasikannya dengan baik. Selain itu, agar pelaksanaan training karyawan sesuai visi, misi, dan tujuan perusahaan.
3. Buat Rencana Pelaksanaan Training Karyawan
Jika sudah memiliki cukup informasi mengenai training untuk karyawan yang seperti apa yang perlu diselenggarakan, selanjutnya kamu perlu membuat rencana yang terperinci.
Di dalam penyusunan rencana ini, pastikan sudah ditentukan jadwal pelaksanaan training karyawan, tempat, pengajar atau instrukturnya, serta siapa saja yang wajib menjadi peserta training.
4. Harus ada Silabus
Silabus adalah rencana atau daftar isi yang menggambarkan topik-topik atau materi apa saja yang akan karyawan terima / pelajari selama masa training karyawan.
Dengan adanya silabus ini, baik peserta maupun instruktur, jadi memiliki panduan yang jelas dengan harapan mereka bisa mengikutinya dengan baik.
5. Pilih Metode dan Media Training Karyawan
Pilih metode pelatihan yang sesuai dengan materi dan tujuan pelatihan. Kamu bisa memilih antara pelatihan karyawan secara tatap muka, online learning atau pembelajaran online, menggunakan metode blended learning, dan sebagainya.
6. Pastikan Materi Training Karyawan Sesuai Kebutuhan
Kunci untuk memaksimalkan manfaat training karyawan terdapat pada pemilihan materi pelatihan yang relevan sesuai kebutuhan dan tujuan yang ingin dicapai. Contoh menyusun materi training untuk karyawan yang relevan dan sesuai kebutuhan:
- Perusahaan ingin meningkatkan produktivitas karyawan dalam menangani berbagai proyek, maka materi training karyawan harus memuat tentang manajemen proyek, perencanaan, pemantauan, dan sebagainya.
- Karena perusahaan bergerak dalam bidang perhotelan, maka perusahaan perlu menyelenggarakan pelatihan karyawan yang berkaitan dengan keterampilan interpersonal, layanan pelanggan, public speaking, kemampuan berbahasa asing, dan lainnya.
7. Manfaatkan Teknologi LMS atau DAP
Manfaatkan teknologi Learning Management System (LMS) atau Digital Learning Platforms (DAP) untuk mengelola pelatihan dan menyediakan akses mudah ke materi pelatihan. Ini juga memungkinkan kamu mengevaluasi dan menganalisis kemajuan peserta.
Salah satu platform digital yang bisa jadi media pembelajaran untuk karyawan, Anda bisa memilih QuBisa.com yang juga bisa berperan sebagai learning management system (LMS).
8. Tentukan Matriks untuk Mengukur Keberhasilan
Tentukan matriks atau indikator yang akan digunakan untuk mengukur keberhasilan pelatihan. Beberapa matriks yang bisa kamu ukur, misalnya:
- Setelah training karyawan selesai, ada perubahan kinerja dari karyawan peserta training, seperti target jadi lebih sering tercapai, terjadi peningkatan produksi, human error tidak lagi terjadi, dan sebagainya.
- Terjadi peningkatan produktivitas harian yang ditandai karyawan peserta training bisa menyelesaikan tugas lebih cepat, dengan hasil baik, dan jumlah pekerjaan yang selesai juga jadi lebih banyak.
- Karena penyelenggaraan training karyawan termasuk investasi, maka kamu juga bisa mengukur Return of Investment (ROI). Misalnya, menghitung perbandingan biaya penyelenggaraan training dengan peningkatan pendapatan atau berkurangnya biaya operasional.
9. Evaluasi dan Analisis
Setelah program training karyawan selesai, lakukan evaluasi untuk menilai efektif tidaknya program tersebut. Kamu sebagai HRD bisa meminta umpan balik dari peserta dan instruktur mengenai kepuasan, hasil, pencapaian, dan kurang lebihnya program.
Pastikan juga melakukan analisis data dan informasi (umpan balik) yang terkumpul. Hasil evaluasi dan analisis ini akan memberi gambaran lengkap untuk penyelenggaraan program training karyawan selanjutnya.
Dengan mengikuti 9 tips menyusun program training karyawan yang efektif di atas, harapannya bisa mempermudah kamu dan tim HRD perusahaan untuk menyusun pelatihan karyawan yang tepat sasaran dan sesuai kebutuhan. Lengkapi juga pengetahuan kamu dengan 9 Metode Pembelajaran untuk Training Karyawan.
