Langkah pertama untuk menjadi produktif adalah membuat rencana mingguan, yaitu daftar tugas dan target yang ingin kamu capai dalam waktu satu minggu.
Cara menjadi produktif berikutnya bisa dengan rutin membuat rencana mingguan di akhir pekan, memiliki ritual pagi, menjauhkan diri dari distraksi, dan melakukan evaluasi rencana mingguan. Agar lebih mudah memahaminya, baca penjelasan lengkapnya di artikel ini, yuk.
Apa Itu Bekerja Produktif?
Apakah menyelesaikan banyak pekerjaan dalam satu waktu bisa disebut produktif, atau justru sebaliknya?
Menurut Laura Stack, pendiri dan CEO Leadership Amerika Serikat, mengatakan bahwa produktivitas bukanlah tentang berapa banyak tugas yang bisa kamu centang dari daftar, bukan juga tentang berapa lama kamu menyelesaikan satu pekerjaan.
Bekerja produktif juga bukan berarti harus bisa multitasking atau mampu melakukan beberapa pekerjaan sekaligus dalam satu waktu.
Produktivitas adalah tentang efisiensi dan hasil yang bisa kamu capai dengan waktu yang kamu habiskan untuk melakukannya.
Julie Morgenstern, penulis Time to Parents, seperti yang dilansir time.com, mengibaratkan mengatur waktu sama dengan menyusun isi lemari.
Jika barang yang dimasukkan terlalu banyak, lemari tidak akan muat. Sama halnya dengan mengatur waktu. Jika mencoba menargetkan terlalu banyak tugas dalam sehari, maka wajar saja waktu 24 jam jadi terasa tidak cukup untuk menyelesaikan semuanya.
Untuk itu, Morgenstern menyarankan, kerjakan setiap pekerjaan sedikit demi sedikit. Namun dengan target untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Ini jauh lebih baik daripada mengerjakan banyak hal, dengan hasil setengah-setengah.
Menjadi pribadi produktif artinya memaksimalkan semua potensi diri, termasuk di dalamnya upaya pengelolaan atau manajemen waktu yang baik.
Kalau bisa melakukan ini, jelas akan mudah bagimu menyelesaikan pekerjaan dan mencapai target-target yang sudah kamu tetapkan. Lalu, bagaimana cara menjadi produktif?
Pentingnya Membuat Rencana Mingguan
Untuk bisa bekerja dengan produktif dan hasil yang maksimal, tentu saja kamu perlu memiliki strategi bekerja produktif. Salah satunya, kamu bisa mencoba menjadi produktif dengan membuat rencana mingguan.
Rencana mingguan merupakan daftar target yang hendak kamu capai dalam satu minggu kedepan dan dapat meningkatkan peluang minggu yang produktif, begitu kata Laura Vanderkam, penulis buku Off the Clock: Feel Less Busy While Getting More Done.
Dalam menyusun rencana mingguan, kamu bisa membaginya menjadi 3 kategori, yaitu karir, hubungan, dan diri sendiri.
Tujuannya, selain produktif dalam bekerja, kamu juga sekaligus menjalani hidup yang seimbang antara pekerjaan, keluarga, dan diri sendiri.
6 Cara Menjadi Produktif dengan Membuat Rencana Mingguan
Dalam membuat rencana mingguan yang sistematis dan berpotensi membantu kamu bekerja lebih produktif, berikut langkah-langkahnya:
Buat Rencana Kegiatan untuk Satu Minggu di Akhir Pekan
Perencanaan yang matang perlu dipersiapkan jauh-jauh hari. Artinya, kalau ingin bekerja lebih produktif di minggu depan, maka akhir pekan ini kamu sudah membuat rencana kerja.
Luangkan waktu di hari Minggu pagi atau malam sebelum tidur untuk menyusun daftar target mingguan. Jadi, begitu hari Senin masuk kerja, kamu sudah tahu apa saja yang perlu diselesaikan dalam waktu satu minggu.
Tahu Cara Menentukan Prioritas
Membuat rencana kerja dan target mingguan saja tidak cukup. Cara menjadi produktif berikutnya, kamu perlu menentukan mana yang menjadi prioritas dan mana yang tidak. Umumnya, tugas penting harus diselesaikan terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan pekerjaan lain yang mungkin kurang penting.
Membuat Rencana Harian Berdasarkan Skala Prioritas
Agar setiap hari bisa bekerja dengan lebih terencana dan pencapaian target tetap menjadi fokus utama, maka kamu perlu melakukan langkah berikutnya, yaitu membuat rencana kerja harian.
Pertama, lihat rencana mingguan yang sudah kamu buat sebelumnya. Lalu, kategorikan menjadi 4 kategori prioritas:
- Penting dan perlu diselesaikan dengan segera.
- Penting, tetapi tidak mendesak karena tenggat waktu masih agak lama.
- Tidak penting, namun tenggat waktunya mendesak.
- Tidak penting dan tidak mendesak sehingga bisa dikerjakan kapan saja.
Kalau sudah selesai mengelompokkan rencana mingguan. Baru, susun jadwal untuk satu hari. Misalnya di hari Senin, kamu bisa memasukkan pekerjaan yang penting dan memiliki urgensi tinggi.
Pada hari Selasa, masukkan pekerjaan penting yang tidak mendesak dengan kombinasi pekerjaan tidak penting yang deadline-nya mendesak, dan seterusnya.
Harus Ada Rentang Waktu untuk Setiap Pekerjaan
Tetapkan pula jangka waktu pengerjaannya, misalnya jam 9 pagi hingga sebelum makan siang. Setelah makan siang, kamu bisa mengerjakan beberapa pekerjaan penting yang tidak mendesak dengan pembagian waktu antara 30 menit, 60 menit, atau 90 menit, untuk setiap pekerjaan.
Jauhkan Diri dari Distraksi
Untuk dapat bekerja produktif, kamu perlu menahan diri dari godaan dan gangguan. Distraksi seperti notifikasi email, media sosial, atau pesan Whatsapp, bahkan godaan untuk menonton tayangan favorit, bisa menyita waktu dan membuat kamu jadi tidak produktif.
Itu sebabnya, kamu perlu tegas dan menjauhkan diri dari distraksi. Misalnya dengan menjauhkan smartphone dari jangkauan selama bekerja, hanya memeriksa email di sore hari, membuka pesan WhatsApp hanya saat jam istirahat, dan sebagainya.
Intinya, kamu sendiri yang harus memutuskan mana cara terbaik untuk memanfaatkan waktu seoptimal mungkin. Selain itu, ciptakan ruang kerja yang nyaman sehingga kamu betah dan bisa mengerjakan tugas lebih baik.
Lakukan Evaluasi Rencana Mingguan
Di akhir pekan, lakukan evaluasi terlebih dahulu terhadap hasil kerja satu minggu yang sudah kamu lalui. Evaluasi harus dilakukan sebelum kamu membuat rencana baru.
Catat target mana saja yang berhasil kamu capai dan mana yang tidak. Cari tahu pula penyebab tidak tercapainya target tersebut.
Catat semuanya dalam agenda dan jadikan bahan untuk perbaikan atau pengembangan strategi yang lebih baik di minggu depan.
Membuat rencana mingguan untuk menjadi produktif adalah hal yang harus kamu pelajari dan latih secara konsisten. Semakin sering melakukannya, kamu akan menjadi terbiasa, dan akhirnya bisa bekerja dan menjadi pribadi yang lebih produktif.
Jika masih kesulitan mengelola waktu dan menjadi produktif, padahal sudah membuat rencana mingguan, maka kamu harus bergegas mencari solusi. Misalnya dengan mengikuti kursus Lebih Produktif dengan Pengelolaan Waktu.
