Reimbursement adalah penggantian biaya setelah karyawan membayar biaya pribadi terlebih dahulu. Lalu, ia akan mengajukan klaim untuk mendapatkan penggantian dari perusahaan tempat ia bekerja. Cari tahu apa itu reimbursement, jenis, dan kegunaannya dengan membaca artikel QuBisa ini sampai selesai.
Apa Itu Reimbursement?
Reimbursement adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses penggantian biaya atau pengeluaran yang telah dilakukan oleh seseorang, perusahaan, atau lembaga, kepada individu atau pihak yang bersangkutan.
Dalam prosesnya, karyawan akan menggunakan uang pribadi mereka terlebih dahulu untuk kepentingan perusahaan, misalnya untuk perjalanan dinas, entertainment klien, biaya akomodasi saat tugas keluar kota, dan sebagainya.
Kemudian, karyawan akan mengajukan penggantian biaya tersebut kepada perusahaan dengan menyertakan bukti pengeluaran yang sudah dilakukan.
Jenis Pengeluaran yang Bisa Mendapatkan Reimbursement
1. Reimbursement Perjalanan Dinas
Reimbursement perjalanan dinas adalah salah satu jenis yang paling umum. Banyak perusahaan memiliki kebijakan di mana karyawan diizinkan untuk melakukan perjalanan bisnis dan mengajukan klaim untuk penggantian biaya perjalanan.
Biaya yang dapat diminta penggantian atau reimbursement, antara lain tiket pesawat, akomodasi, transportasi lokal, makanan, dan biaya lain yang terkait dengan perjalanan bisnis.
2. Kesehatan & Keperluan Medis Lainnya
Dalam konteks ini, karyawan dapat mengajukan klaim untuk mendapatkan penggantian atas biaya pengobatan atau perawatan medis yang telah mereka keluarkan.
Dengan catatan, perusahaan belum menyediakan fasilitas kesehatan atau tunjangan kesehatan khusus.
Meski begitu, ada pula perusahaan yang menyediakan program asuransi kesehatan, namun biaya awal tetap karyawan yang membayarkannya lebih dulu. Belakangan, baru di-reimburse.
3. Operasional Bisnis
Salah satu penggantian dana reimbursement yang paling banyak disediakan perusahaan adalah dana yang berkaitan dengan operasional bisnis, seperti biaya komunikasi (pulsa telepon/HP), perlengkapan kantor, kegiatan perusahaan, program pelatihan karyawan, dan sebagainya.
Untuk mencairkan dana jenis ini, karyawan harus menyertakan bukti berupa nota pembayaran atau invoice yang mencantumkan nominal biaya, tanggal, dan tempat/lokasi, dan keterangan lainnya secara lengkap.
4. Reimbursement Biaya Pendidikan
Reimbursement biaya pendidikan adalah istilah yang merujuk pada skema di mana perusahaan mendukung pendidikan karyawan.
Nah, perusahaan akan memberikan penggantian atas biaya pendidikan yang telah dikeluarkan karyawan untuk kursus, pelatihan, atau pendidikan lanjutan yang relevan dengan pekerjaan karyawan.
5. Pengeluaran Kantor
Banyak perusahaan memberikan fasilitas ini kepada karyawannya. Penggantian dapat diajukan untuk pembelian barang kantor, seperti alat tulis, komputer, printer, dan peralatan lainnya yang relevan dengan tugas pekerjaan.
Kegunaan Reimbursement
1. Meningkatkan Kesejahteraan & Produktivitas Karyawan
Penggunaan program reimbursement membantu meningkatkan kesejahteraan karyawan karena adanya kepastian pengeluaran biaya untuk keperluan pekerjaan dapat dikembalikan.
Artinya, karyawan tidak perlu sampai menggunakan uang pribadi hanya untuk menyelesaikan pekerjaan penting dan wajib yang harus mereka kerjakan.
Di saat yang sama, karyawan pun jadi termotivasi untuk menyelesaikan tugas dengan efektif dan efisien sehingga produktivitas kerja mereka pun mengalami peningkatan yang signifikan.
2. Menarik dan Mempertahankan Bakat
Ketika perusahaan menawarkan fasilitas reimbursement yang menarik, ini dapat membantu menarik bakat-bakat terbaik.
Selain itu, karyawan yang puas dengan kebijakan reimbursement lebih mungkin untuk tetap tinggal dan bekerja di perusahaan dalam waktu yang lebih lama. Mereka tidak akan mudah tergoda tawaran dari perusahaan lain.
3. Peningkatan Citra Perusahaan
Program reimbursement yang baik mencerminkan citra perusahaan yang peduli terhadap karyawan dan memahami kebutuhan mereka.
Ini membantu meningkatkan reputasi perusahaan di mata masyarakat dan pemangku kepentingan lainnya.
4. Operasional Bisnis Berjalan Lancar
Operasional bisnis bisa berjalan lancar dan karyawan bisa mengambil inisiatif secara cepat untuk kepentingan perusahaan.
Contoh: karyawan harus melakukan perjalanan dinas keluar kota untuk negosiasi penting. Karyawan bisa melakukan pembelian tiket terlebih dahulu dengan dana pribadi dan tidak perlu menunggu proses transfer dana dari perusahaan yang mungkin memakan waktu.
5. Arus Kas Perusahaan Lebih Baik
Arus kas (keluar masuk uang) perusahaan bisa lebih sistematis dan tertata rapi, terutama jika sistem reimbursement diterapkan dalam satu periode tertentu, misalnya pencairan reimbursement hanya dilakukan setiap tanggal 10.
Hal ini memungkinkan perusahaan menunda pengeluaran, bahkan bisa menggunakan dana yang tersedia untuk kebutuhan mendesak lainnya. Di saat yang sama, perusahaan juga tidak perlu selalu menyediakan dana hanya untuk kebutuhan operasional harian.
Aturan Pengajuan Klaim Reimbursement
Untuk mencegah berbagai bentuk kecurangan yang mungkin saja terjadi, perusahaan harus membuat prosedur klaim reimbursement yang benar dan tepat.
Klaim reimbursement adalah proses penggantian sejumlah uang pribadi karyawan dengan tujuan untuk kepentingan perusahaan. Nah beberapa aturan pengajuan klaim reimbursement yang bisa perusahaan terapkan, antara lain:
- Karyawan harus membuat rincian biaya pengeluaran beserta dokumen pendukung yang asli dan bukan salinan, seperti bukti pembayaran, invoice, karcis, tiket dan sebagainya.
- Menetapkan jenis pengeluaran yang boleh mendapatkan reimbursement. Misalnya, biaya transportasi selama perjalanan dinas, biaya akomodasi, biaya kesehatan, dan sebagainya.
- Ada aturan batas nominal atau jumlah uang yang boleh di-reimburse dalam periode tertentu.
- Menetapkan batas tanggal pengajuan reimbursement dan tanggal pencairan yang jelas dan sistematis. Dalam hal ini termasuk jangka waktu antara tanggal yang tercantum pada bukti transaksi dan tanggal pengajuan reimbursement.
Ngomong-ngomong, sudah tahu belum kalau selain menyediakan program reimbursement, perusahaan juga perlu menyediakan benefit lainnya bagi karyawan? Tujuan adanya benefit ini tentu saja untuk meminimalisir terjadinya turnover, sekaligus untuk menarik kandidat pelamar kerja potensial. Cari tahu lebih banyak tentang Pengertian Benefit Karyawan dan Manfaatnya, yuk.
