Skala prioritas menjadi penting untuk segera dipelajari dan diterapkan dalam keseharian mengingat setiap hari Anda akan berhadapan dengan berbagai aktivitas dan kegiatan. Kalau tidak memiliki skala prioritas yang tersusun dengan baik, bisa-bisa jadwal harian Anda akan berantakan.
Skala prioritas adalah serangkaian tugas, aktivitas, atau pekerjaan yang perlu sesegera mungkin diselesaikan dengan hasil yang baik. Biasanya penetapan mana yang jadi prioritas dan tidak, dipengaruhi tenggat waktu pengerjaan. Pertanyaannya sekarang, bagaimana cara menyusun skala prioritas dalam bekerja?
Tata Cara Menyusun Skala Prioritas dalam Bekerja
Agar dapat memilih sekaligus menentukan pekerjaan mana yang wajib diselesaikan terlebih dahulu, dan mana pekerjaan yang bisa dikerjakan nanti, Anda harus bisa menyusun skala prioritas. Apakah sulit? Tentu saja tidak. Langkah-langkah berikut ini bisa Anda coba terapkan untuk menyusun skala prioritas:
Tentukan Tujuan Utama
Anda harus punya tujuan utama atau top priority goals kalau ingin meraih sukses dan dapat bekerja produktif dan sistematis. Tanpa tujuan yang jelas, Anda akan bergerak bagai layangan yang terbang berdasarkan arah angin saja.
Jadi pada langkah pertama ini, tetapkan tujuan dulu, boleh tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Sesudahnya, tetapkan target waktu sekaligus atur pula waktu yang seefektif mungkin setiap hari, sehingga tujuan Anda bisa segera tercapai.
Misalkan, Anda ingin memiliki hunian impian dalam waktu 3 tahun. Maka, Anda perlu membuat rencana kerja, perencanaan karir, bahkan perencanaan keuangan, sehingga impian ini bisa benar-benar Anda wujudkan.
Contoh lain, Anda ingin dapat bonus bulanan karena menyelesaikan pekerjaan sesuai deadline dan target, atau naik jabatan dalam waktu 2-3 tahun sehingga wajib melakukan seluruh pekerjaan secara tepat. Tujuan utama ini juga dapat meningkatkan motivasi kerja.
Analisis Pekerjaan
Setelah menentukan tujuan utama yang ingin dicapai dari pekerjaan yang dilakukan, Anda bisa mulai menganalisis pekerjaan itu sendiri. Pilah dan pilih seluruh tugas yang ada mulai dari yang tersulit hingga termudah. Jangan lupa juga kategorikan berdasarkan deadline, sehingga Anda tahu mana yang harus diselesaikan terlebih dulu dan mana yang bisa ditunda sementara.
Perhatikan Nilai Setiap Pekerjaan
Selain analisis dan memilah pekerjaan berdasarkan urgensinya, Anda juga dapat memperhatikan nilai dalam setiap tugas. Maksudnya, apakah pekerjaan itu berdampak pada perusahaan atau organisasi? Apakah pekerjaan tersebut memberi dampak pula pada peningkatan karir Anda?
Jika Anda seorang pebisnis, apakah pekerjaan membuat bisnis untung berkelanjutan? Dengan mengetahui nilainya, Anda bisa juga merumuskan biaya hingga waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Bikin Jadwal Kerja
Langkah selanjutnya dalam tata cara menyusun skala prioritas dalam bekerja adalah membuat jadwal kerja. Tuliskan jadwal pekerjaan apa yang harus dilakukan setiap harinya, termasuk target harian. Dengan begitu, Anda bisa bekerja lebih efektif, efisien dan tentunya teratur. Rencana kerja yang tepat akan menghindarkan Anda dari overscheduling, overdetail, misplanning, overplanning, hingga delaying.
Lakukan Evaluasi
Ketika skala prioritas dalam pekerjaan sudah tersusun dengan detail, tinggal Anda melakukannya secara disiplin dan konsisten. Agar tahu apakah prioritas kerja yang ditetapkan ini tepat atau tidak, Anda bisa melakukan evaluasi lewat berbagai aspek, mulai dari pengaruh pekerjaan terhadap diri sendiri, tim kerja, hingga lingkungan kerja. Evaluasi ini akan membuat Anda makin produktif dan berkualitas.
