Pekerjaan kantor yang menumpuk sering membuat kita kelimpungan. Saking banyaknya, sampai membikin kita bingung mana yang perlu dikerjakan terlebih dahulu, mana yang harus dikerjakan kemudian.
Alih-alih selesai tepat waktu, kita justru terjebak dalam ritme kerja yang tak efisien. Ujung-ujungnya, tak ada pekerjaan selesai tepat waktu. Sementara, kita harus berhenti bekerja dan segera beristirahat, karena sudah banyak menghabiskan energi selama berada di tempat kerja.
Membagi prioritas adalah jalan keluarnya. Memang, kita terkadang masih sulit membagi prioritas. Namun, dilansir dari lifehack.org, kita bisa menggunakan Matriks Eisenhower untuk memaksimalkan produktivitas dan fokus pada prioritas pekerjaan. Dengan teknik ini, kita bisa lebih mudah membagi prioritas agar lebih nyaman dan efisien dalam bekerja.
Eisenhower matrix merupakan bagan yang membantu kita mengelola pekerjaan. Caranya, dengan membagi pekerjaan-pekerjaan ke dalam empat kategori berdasarkan seberapa penting dan mendesaknya pekerjaan tersebut. Empat kategori itu, yaitu do, plan, delegate, dan eliminate.
Konsep Dasar Matriks Eisenhower
“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” Apa yang penting biasanya tidak mendadak, dan apa yang mendadak biasanya tidak penting. Kalimat tersebut adalah cikal bakal terbentuknya Matriks Eisenhower. Cara ini sering menjadi acuan para profesional dalam membantu mengelola waktu dan pekerjaan. Cara kerja matriks ini terbilang sangat sederhana dan mudah untuk dilakukan.
Matriks Eisenhower, juga dikenal sebagai kotak Eisenhower, mulai populer setelah muncul pada buku berjudul The 7 Habits of Highly Effective People karangan Stephen Covey. Matriks ini jamak digunakan para praktisi bisnis yang memiliki jadwal padat untuk memecahkan masalah terutama berkaitan produktivitas dan manajemen waktu.
4 Kuadran Matriks Eisenhower
Matriks Eisenhower membagi pekerjaan menjadi empat kuadran, mulai dari yang menjadi prioritas sampai kurang prioritas, dengan begitu kamu bisa tahu mana pekerjaan yang mendesak. Dengan matriks ini, kamu bisa membagi pekerjaan, aktivitas, tugas, tanggung jawab, menjadi empat kategori berbeda.
Kuadran Pertama: Mendesak dan Penting (Do).
Pekerjaan yang masuk dalam kuadran ini adalah tugas-tugas yang sangat penting untuk dikerjakan sesegera mungkin. Ini biasanya permintaan menit terakhir yang muncul, karena situasi yang tidak diperkirakan. Misalnya, tenggat dari klien yang harus selesai dalam waktu lima jam ke depan.
Kuadran Kedua: Penting, namun Tidak Mendesak (Plan).
Tugas-tugas di kuadaran ini dijadwalkan untuk dikerjakan belakangan, karena sifanya penting namun tidak mendesak. Biasanya berisi rencana kerja jangka panjang yang memiliki tenggat lebih lama. Misalnya, mesti selesai seminggu kemudian. Jadi kita bisa menjadwalkannya untuk diselesaikan belakangan.
Meskipun aktivitas yang terletak pada kuadran ini tidak perlu diselesaikan hari itu juga, hasil dari perkerjaan ini dapat berdampak besar. Maka, kita perlu menyusun rencana kerja dengan baik untuk menuntaskan perkerjaan tersebut.
Kuadran Ketiga: Mendesak, namun Tidak Penting (Delegate).
Kegiatan di dalam kuadran ini menurut kamu mendesak namun tidak terlalu penting. Sehingga, kamu bisa medelegasikan kepada rekan kerja untuk mengerjakan dan kamu kembali ke aktivitas yang bersifat penting.
Kuadran Keempat: Tidak Mendesak dan Tidak Penting (Eliminate).
Ini kegiatan yang menurut kamu tidak mendesak, dan juga tidak penting, seperti berselancar di media sosial, main game, hang out dan segala kegiatan yang dapat membuang waktu. Kamu dapat meminimalisir kegiatan ini untuk fokus pada produktivitas.
Pada kuadran ini, berhasil atau tidaknya aktivitas tidak akan berdampak besar bagi pekerjaan. Sebab, aktivitas ini sangat bisa ditunda atau bahkan diabaikan.
