Memahami Aktivitas dalam Tiga Langkah Sukses Penyelenggara Meeting

Meeting atau rapat merupakan pertemuan atau aktivitas berkumpul dalam perusahaan dengan tujuan membahas proyek atau topik penting. Selain itu, meeting umumnya dilakukan oleh perusahaan untuk bisa mengetahui bahwa semua departemen melakukan tugas dengan baik atau sesuai standard operating procedure (SOP) yang telah ditetapkan.

Aktivitas yang Terjadi dalam Meeting

Mengatasi orang dengan Kepribadian Dominan

Aktivitas apa yang akan terjadi dalam meeting jika ada orang yang kepribadiannya dominan? Bagaimana cara mengatasi tipe kepribadian dominan agar tidak menguasai pembicaraan? Saat Anda melakukan meeting online atau jarak jauh, Anda bisa menjadikannya sebagai fasilitator di breakout room.

Merencanakan Aktivitas yang Akan Dilakukan dalam Meeting

Anda bisa merencanakan aktivitas yang akan dilakukan berikut kegiatan yang dibutuhkan untuk membuat meeting berjalan dengan lancar, sehingga durasinya singkat (efektif) tetapi tetap bisa menghasilkan inovasi yang dibutuhkan. Misalnya saja menggunakan game board meeting yang tugasnya berbeda-beda dari setiap breakout room. Namun setiap grup breakout bisa melihat.

Merencanakan Output yang Ingin Didapatkan

Rapat diadakan tentunya untuk mendapatkan output atau hasil yang diharapkan, bukan? Untuk itu, Anda harus bisa membantu peserta berpikir kritis dengan memberitahukan apa yang diharapkan dalam kehadiran mereka pada meeting kali ini. Contoh rencananya seperti apa? Mari simak pada microlearning memahami aktivitas dalam tiga langkah sukses penyelenggara meeting berikut ini.

Persiapan Sebelum Melakukan Meeting Online Melalui Zoom atau Google Meet

Agar meeting online berjalan lancar sesuai rencana, Anda harus memperhatikan hal-hal berikut.

Memastikan Koneksi Internet Lancar

Seringkali, kendala utama dalam melakukan rapat daring adalah terkait koneksi internet yang digunakan. Nah, agar meeting bisa berjalan lancar, Anda bisa mencoba tes koneksi internet dengan masuk ke ruangan meeting terlebih dahulu dan mencoba berbagai fitur, seperti menyalakan audio, video, dan share screen slide presentasi kepada beberapa rekan Anda.

Membuat Kata Sandi untuk Rapat

Walaupun misalnya mengadakan meeting internal, Anda harus tetap membuat password untuk rapat atau memberikan link kepada orang yang berkepentingan saja. Ini untuk menghindari adanya penyusup masuk dalam proses meeting Anda.

Memastikan Tools Perekaman Layar Berjalan dengan Baik

Dalam menyelenggarakan meeting, tentu ada banyak hal yang akan dibahas dan umumnya setiap kalimat berupa ide maupun saran dari peserta rapat sangat diperlukan. Untuk menghindari keterlambatan Anda dalam mencatat hasil rapat, maka pastikan Anda sudah melakukan perekaman dari awal hingga akhir meeting berlangsung.

Membuat dan Memberitahukan Aturan Dasar

Supaya meeting bisa berjalan lancar, jangan lupa untuk membuat dan memberitahukan aturan dasar sebelum rapat dimulai. Misalnya, cara untuk mengutarakan pendapat terkait topik, bertanya, dan lainnya. Bisa menggunakan fitur raise your hand atau chat di kolom komentar.

Jika menggunakan media Zoom untuk meeting, Anda bisa mengatur supaya Anda menjadi host yang bisa menonaktifkan mic peserta meeting. Ini untuk menghindari terjadinya kebisingan dari mic peserta yang lupa dimatikan dan menyela presentasi data yang sedang berlangsung.

Anda juga bisa mengatur beberapa orang yang perlu melakukan presentasi sebagai co-host agar bisa share screen, dan mengatur peserta lain tidak bisa menggunakan fitur drawing, sehingga meeting bisa berjalan lancar hingga akhir. Di sinilah pentingnya Anda menguasai tools meeting yang akan digunakan.

Nah, itulah beberapa aktivitas yang harus direncanakan saat akan mengadakan rapat online, dan tips supaya meeting online berjalan lancar dengan meminimalisir risiko gangguan yang mungkin terjadi.

Pelajari juga materi lainnya terkait Career Development untuk upskilling dan reskilling dengan mengikuti kursus-kursus online di aplikasi QuBisa:

• Jalan Pintar atau Jalan Pintas dalam Menggapai Karir
• 6 Kiat Menjaga Pola Pikir Positif di Tempat Kerja
• Membangun Hubungan Kerja dengan Atasan