Anda pasti sering mendengar istilah Standard Operating Procedure (SOP) di perusahaan tempat Anda bekerja. Apa pengertian SOP? Apa fungsinya dan bagaimana cara menyusunnya?
Hampir semua organisasi dan perusahaan di dunia mempunyai Standard Operating Procedure (SOP) sebagai acuan dalam melakukan proses pekerjaan. Idealnya, SOP disusun berdasarkan prosedur kerja dan kebutuhan setiap perusahaan. Maka dalam penerapannya, setiap SOP yang digunakan akan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, meski mungkin ada kemiripan.
SOP biasanya dibuat oleh pihak yang berwenang, seperti tim khusus yang mewakili setiap divisi perusahaan, HRD manajer, manajer keuangan, manajer pemasaran, Quality Management Representative (QMR), bahkan meminta bantuan jasa konsultan SOP.
Pengertian SOP dan Cara Menyusunnya
Pengertian Standard Operating Procedure (SOP) dalam perusahaan adalah segala hal yang menyangkut dokumen singkat yang mudah dipahami dan digunakan yang menunjukkan poin-poin tindakan, serta alur kerja suatu organisasi atau perusahaan.
Menurut Wikipedia, SOP adalah prosedur operasi khusus yang menjelaskan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dengan peraturan industri, undang-undang provinsi, atau bahkan hanya standar Anda sendiri dalam menjalankan bisnis.
Dengan kata lain, SOP dapat diartikan sebagai dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang telah dibakukan dan ditetapkan untuk membantu kelancaran operasional dan administrasi pekerjaan di dalam suatu perusahaan.
Sebagian besar perusahaan terkemuka melakukan standarisasi operasi untuk mencapai stabilitas dan pertumbuhan yang efektif. Dalam penyusunannya, ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan, seperti kemudahan dan kejelasan, efektivitas dan efisiensi, keseimbangan, dinamis, berorientasi pada pengguna, mengikuti aturan dan hukum yang berlaku serta terukur dan pasti.
Dalam membuat SOP, Anda harus mengikuti beberapa langkah berikut ini.
Membuat Susunan Kerja
Susunan kerja dibuat oleh manajer dan karyawan untuk menentukan hal apa saja yang harus didiskusikan dan dimasukkan dalam SOP.
Merencanakan Alur Proses
Alur proses adalah penentuan format yang disetujui dan menentukan bagaimana SOP ini akan dijalankan oleh seluruh pihak yang terkait.
Melakukan Wawancara
Wawancara dibutuhkan untuk mengetahui pekerjaan apa saja yang dilakukan oleh karyawan yang nantinya operasional pekerjaan tersebut akan diatur dalam SOP. Perlu pula ditetapkan strategi lolos interview atau syarat seseorang lolos pada tahap wawancara itu apa saja.
Membahas dan Mensosialisasikan
Pihak yang terkait akan mendiskusikan standar operasional prosedur yang akan ditetapkan, menuliskannya sesuai dengan format yang berlaku, mendapatkan pengesahan dan mensosialisasikan kepada seluruh karyawan agar dapat diterapkan bersama-sama.
Evaluasi
Setelah ditetapkan dan diterapkan, SOP kemudian dievaluasi apakah sudah sesuai dengan apa yang diharapkan atau justru perlu perbaikan dan revisi untuk kelancaran operasional di perusahaan. Dalam menerapkan SOP, harus didasari dengan konsistensi, komitmen, terdokumentasi dengan baik dan bersifat mengikat.
Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)
SOP diperlukan agar prosedur pekerjaan yang Anda lakukan di perusahaan dapat dilakukan secara teratur dan mengikuti garis koordinasi yang telah ditentukan. SOP dapat membantu memfasilitasi jaminan kualitas dan kualitas kontrol dalam manajemen proses, evaluasi proses dan peningkatan proses pekerjaan rutin yang menjadi tanggung jawab Anda.
Sederhananya, karyawan tidak akan bertanya secara berulang-ulang tentang pekerjaan yang dilaksanakan karena sudah diatur dan ditetapkan dalam SOP. Oleh karena itu, pastikan semua pihak baik Anda maupun karyawan Anda mengerti tentang SOP perusahaan atau SOP divisi masing-masing.
Berikut beberapa manfaat SOP secara umum bagi perusahaan atau organisasi.
Membantu Anda Meminta Pertanggungjawaban Karyawan
Anda dapat mengevaluasi kinerja karyawan Anda melalui SOP yang berlaku dan meminta pertanggungjawaban karyawan Anda jika melakukan kesalahan yang merugikan ketika SOP tidak dijalankan dengan benar.
Meningkatkan Komunikasi yang Efektif
Dalam SOP telah tertera instruksi yang jelas untuk melakukan tugas tertentu beserta prosesnya. Hal ini dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi dan hubungan antar sesama rekan kerja. Dalam SOP juga telah tertulis deskripsi tugas yang akan dikerjakan oleh masing-masing divisi yang kemudian akan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Membantu Staf Lebih Mandiri
SOP dapat membuat staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung kepada manajemen sehingga dapat mengurangi intensitas pemimpin untuk ikut campur dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.
Meningkatkan Akuntabilitas
Akuntabilitas perusahaan dapat ditingkatkan melalui SOP yang telah ditetapkan dengan cara mendokumentasikan tanggung jawab khusus yang akan dilaksanakan dalam sebuah prosedur kerja yang sistematis.
Membantu Pengembangan Karyawan
SOP dapat menjadi bahan untuk menyusun pelatihan untuk pengembangan karyawan seperti yang dibutuhkan. Selain itu, SOP juga membantu karyawan agar tidak terjadi overlapping untuk membuat suasana kerja tetap stabil dan positif.
Menjadi Ukuran Kinerja
Kinerja yang diukur dari SOP adalah kinerja karyawan dan juga perusahaan apakah tanggung jawab yang diberikan sudah dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan atau tidak.
Sebuah dokumen yang sudah ditetapkan pada SOP untuk mengatur jalannya prosedur pekerjaan dengan lancar dan sistematis, berguna agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan dan operasional perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik. SOP harus disusun dengan beberapa prinsip seperti kemudahan dan kejelasan, efektivitas dan efisiensi, keseimbangan, dinamis, berorientasi pada pengguna, mengikuti aturan dan hukum yang berlaku serta terukur dan pasti.
Selain itu, SOP juga memiliki banyak manfaat, di antaranya adalah dapat membantu Anda meminta pertanggungjawaban karyawan, meningkatkan komunikasi yang efektif, membantu staf lebih mandiri, meningkatkan akuntabilitas, membantu pengembangan karyawan, dan menjadi alat ukur kinerja karyawan dan performa perusahaan.
