Pengertian job description adalah uraian tugas & tanggung jawab pekerja pada posisi tertentu. Ada banyak tujuan dan manfaat yang bisa perusahaan dapatkan jika membuat job description yang tepat dan detail. Nah, di dalam artikel ini kamu bisa mempelajari apa saja tujuan job description, cara membuat, dan contohnya.
Tujuan Membuat Job Description
Berikut beberapa tujuan membuat job description yang bermanfaat untuk perusahaan maupun calon karyawan:
1. Memberikan Tanggung Jawab yang Jelas Kepada Calon Karyawan
Keberadaan job description yang jelas dalam rekrutmen akan membantu calon karyawan untuk siap bekerja setelah lolos seleksi akhir.
Sebab, mereka sudah memiliki bayangan yang jelas terkait setiap tugas yang akan dijalankan.
2. Membuat Karyawan Fokus Bekerja
Daftar tugas yang jelas akan membuat karyawan bisa membuat skala prioritas. Fokus dalam bekerja tentunya bisa meningkatkan produktivitas perusahaan. Hasilnya akan lebih cepat terlihat dan dapat mencegah turnover.
3. Membantu Mengevaluasi Kinerja Karyawan
Job description yang rapi dan konsisten akan membantu manajer dan HRD dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan.
Dengan kata lain, deskripsi pekerjaan berguna sebagai alat penilaian kinerja. Perusahaan bisa melihat progres karyawan dalam menyelesaikan tugas mereka.
Cara Membuat Job Description
Supaya job description yang dibuat efektif dalam mendatangkan kandidat atau SDM potensial, maka kamu sebagai HRD tak bisa mengandalkan gambaran umum saja. Berikut beberapa cara membuat deskripsi pekerjaan yang efektif.
1. Menganalisis Posisi Pekerjaan yang Dibutuhkan
HRD yang bertanggung jawab terkait persiapan rekrutmen harus melakukan riset dan analisis terkait posisi pekerjaan yang dibutuhkan.
Kumpulkan berbagai informasi, seperti urgensi kekosongan posisi, keterampilan yang harus dimiliki, hingga perbandingan dengan contoh deskripsi pekerjaan dari kompetitor.
2. Membentuk Persona dalam Job Description
Supaya bisa menarik perhatian kandidat yang diharapkan, HRD sebaiknya tidak membuat job description menggunakan template biasa.
Cobalah membentuk serta memvisualisasikan persona yang mewakili perusahaan ke dalam job description, sehingga bisa berkomunikasi dengan kandidat.
3. Rapi dan Terstruktur, tetapi Tidak Kaku
Penulisan yang rapi, jelas, dan terstruktur pada job description akan memberikan kesan profesional. Namun, jangan lupa untuk memberikan sentuhan kekinian.
Ada banyak ide kreatif dan unik dalam menuliskan job description yang bisa dipelajari dan disesuaikan dengan berbagai platform, termasuk media sosial.
4. Mencantumkan Kriteria Penting secara Spesifik
Setelah melakukan analisis posisi pekerjaan yang dibutuhkan, HRD pasti tahu kunci sukses dalam membuat jobdesc yang sesuai. Masukan kata kunci terkait posisi yang dicari secara spesifik dan akurat.
Dengan cara ini, iklan lowongan pekerjaan berisi job description tersebut mudah ditemukan pada mesin pencari. Hindari menggunakan ungkapan sewaktu-waktu, tergantung, dan lainnya.
5. Gaya Penulisan Menyesuaikan dengan Target Kandidat
Sesuaikan gaya penulisan job description dengan kandidat yang dibidik. Untuk generasi milenial dan generasi Z misalnya, HRD perlu membuat job desc yang lebih santai.
Berbeda jika yang dibutuhkan merupakan generasi yang lebih lama atau lebih profesional, maka penggunaan bahasa formal lebih diperlukan.
Meski terdapat perbedaan gaya penulisan, HRD tetap harus memprioritaskan kejelasan kriteria yang dicari.
Contoh Job Description
Apa saja contoh job description? Job description harus memuat job title, job profile, responsibilities, dan requirement, hingga gambaran perusahaan. Berikut contohnya:
JOB DESCRIPTION
Posisi: Sales Executive (kontrak 1 tahun)
Penempatan: Kantor cabang, Bogor
Departemen: Sales
Tujuan umum: meningkatkan target penjualan dan customer loyalty
Tugas dan Kewajiban:
- Menghubungi pelanggan potensial untuk lini bisnis baru.
- Melakukan negosiasi terkait detail perjanjian dan close sales.
- Mengumpulkan informasi pasar dan pelanggan.
- Memberikan umpan balik tentang tren pembelian.
- Mewakili perusahaan dalam pameran, event, dan demonstrasi.
- Melakukan identifikasi pasar baru serta peluang bisnis.
- Mencatat penjualan, kemudian mengirim salinan catatan ke kantor penjualan.
- Meninjau kinerja penjualan yang dilakukan.
- Mencapai target penjualan yang ditetapkan.
Lingkup kewenangan: bertanggung jawab terhadap target individu maupun tim
Report line: ketua tim dan manajer departemen area sales.
Informasi lainnya:
- Bisa bekerja sebagai tim
- Work from the office.
Kamu sudah tahu betapa pentingnya tujuan job description, cara membuat, dan contohnya. Selain memastikan pembuatan job description yang jelas, tim HRD juga perlu mengupayakan cara lain untuk mendapatkan talenta-talenta berkualitas lho. Misalnya dengan membangun talent pool. Nah, cari tahu dulu, yuk, tentang Talent Pool: Pengertian Talent Pool dan Manfaatnya.
